秘书公文写作知识：行政公文的特点和作用
【简介】感谢网友“lqq20091031”参与投稿，下面是小编帮大家整理的秘书公文写作知识：行政公文的特点和作用（共6篇），希望对大家的学习与工作有所帮助。
篇1：秘书公文写作知识：行政公文的特点和作用
秘书公文写作知识：行政公文的特点和作用
一、公文的特点
(一)作者的法定性，特定的读者性
公文的作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者，是社会的全体成员。
(二)作用的权威性
公文具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。
(三)效用的现实性
公文主要在现行工作中使用，效用具有一定的时间性。
(四)体式的规范性
公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》规定的.体式，即规范体式。
(五)制作的程序性
公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序。
二、公文的作用
可归纳为五个方面。
(一)领导和指导作用
上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家
的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对
具体工作产生指导作用。
(二)行为规范作用
通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。
(三)宣传和教育作用
公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这就增强了它的宣传和教育作用。
(四)联系知照作用
机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时
处理的，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。
(五)依据和凭证作用
各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。
篇2：行政公文批复格式及特点
行政公文批复格式及特点
1、概念
批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。
从上述概念可以看出，批复是上级机关答复下属单位“请示”事项所用的公文。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。
2、特点
批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。主要特点：
(1)行文方向的定向性
批复只用于答复有隶属关系下级机关的请示，它属于被动行文，提出请示的下级机关就是批复的主送机关、批复的行文对象，目的在于解决下级机关在工作中遇到的困难和具体问题。答复同级机关和没有隶属关系机关洽商工作或询问事项的来文，就不能以批复行文。
(2)行文内容的指示性
批复是上级机关针对来文单位请示的具体问题作出的答复，态度鲜明，意见具体可行，让下级机关有所遵循，明确行止。
(3)行文效果的约束性
批复是上级机关根据有关法律、法规、政策、理论并经慎重研究而决定的，其意见不是提供参考，而是请示单位必须遵照执行的。
3、类型
按针对内容的不同，批复可以分为以下几类：
(1)指导性批复。在答复下级机关请示事项的同时，进而就某一方面的工作或活动提出指导性的要求
(2)具体性批复。就下级机关请示的具体事宜所作的批复。
(3)法规性批复。对下级机关拟制报批的行政法规制度给予批准使用的批复。
(4)直答性批复。只对上报请示的单位直接作出的批复。
4、写作
正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一船由引语、主体和结尾三部分组成。
(1)引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如“同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。
(2)主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该;内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。
(3)结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。
格式范文：
关于xx省撤销南通县设立通州市的批复
民行批 [] 4号
xx省人民政府：
你省x年x月x日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和x年xx月xx日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市(县级)，由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。
xx部(盖章)
x年x月x日
篇3：行政公文批复格式及特点
1、概念
批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。
从上述概念可以看出，批复是上级机关答复下属单位“请示”事项所用的公文。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。
2、特点
批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。主要特点：
(1)行文方向的定向性
批复只用于答复有隶属关系下级机关的请示，它属于被动行文，提出请示的'下级机关就是批复的主送机关、批复的行文对象，目的在于解决下级机关在工作中遇到的困难和具体问题。答复同级机关和没有隶属关系机关洽商工作或询问事项的来文，就不能以批复行文。
(2)行文内容的指示性
批复是上级机关针对来文单位请示的具体问题作出的答复，态度鲜明，意见具体可行，让下级机关有所遵循，明确行止。
(3)行文效果的约束性
批复是上级机关根据有关法律、法规、政策、理论并经慎重研究而决定的，其意见不是提供参考，而是请示单位必须遵照执行的。
3、类型
按针对内容的不同，批复可以分为以下几类：
(1)指导性批复。在答复下级机关请示事项的同时，进而就某一方面的工作或活动提出指导性的要求
(2)具体性批复。就下级机关请示的具体事宜所作的批复。
(3)法规性批复。对下级机关拟制报批的行政法规制度给予批准使用的批复。
(4)直答性批复。只对上报请示的单位直接作出的批复。
4、写作
正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一船由引语、主体和结尾三部分组成。
(1)引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如“同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。
(2)主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该;内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。
(3)结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。
格式范文：
关于xx省撤销南通县设立通州市的批复
民行批 [xxxx] 4号
xx省人民政府：
你省xxxx年x月x日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和xxxx年xx月xx日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市(县级)，由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。
xx部(盖章)
xxxx年x月x日
篇4：秘书公文写作知识：文字材料写作“九要”
秘书公文写作知识：文字材料写作“九要”
文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，也是一个综合性极强、涉及面非常广、十分难以把握的问题。在此，仅结合自己多年的工作经历和写作实践，把自己在文字材料写作中的有关心得与体会简单概括为“九要”，就教于方家。
一、主题要突出――鹤立鸡群，峰出群山。“意犹帅也，元帅之兵谓之乌合”。文字材料缺少主题，便如同一个人没有了灵魂，一支队伍失去了统帅。因此，文字材料在写作过程中，必须突出主题，突出重点，无闲事杂物乱意，无奇谈怪语分心。这也直接决定着文字材料的价值，决定着文字材料在人们心目中的地位和作用。如命题《经济工作是各项工作的重中之重》，首先要突出经济工作是全文写作的重点，同时要求写其他各项工作时，必须着重写与经济工作的结合点和促进作用，做到详略分配得当，内容轻重有别。
二、层次要清楚――轮廓清晰，整体协调。要像台阶，层次分明，莫像慢坡，缓而无节；要像套餐，有主有次，莫像杂烩菜，糊涂一锅。这就好比“搭架子”，要先把想写的东西计划一下，先写什么，后写什么，安排个合适的次序。“架子”搭得好，文章就能写得有条不紊，脉络分明；如果不会“搭架子”，层次安排不当，写出的文章就容易前后重复、丢三拉四、上下脱节，影响内容的表现。
三、结构要严谨――前呼后应，经得推敲。文章的内容决定形式，形式反作用于内容，结构对文章内容的表达有着不可忽视的意义。如同园林的布局，同样的山石花木，如果不会安排，让人一览无余，就会使人兴味索然；如果安排精巧，就会给人曲径通幽、和谐清雅的美的享受。因此，文章的结构要在正确反映客观事物的内在联系和固有规律的基础上，做到完整、严谨、匀称。完整即首尾圆合，好比有开头，就需有结尾，不能让文章构成有残缺不全之嫌；严谨指各部分要联结紧密，无斧凿之痕；匀称指层次和段落大小要得当，主次详略要得体，各个部分要搭配相当。这样才能使文章重点更突出，主题得到更充分有力的表现。
四、文字要简练――高度提炼，风度“健美”。一篇文章不在于说了多少，而在于听者记住了多少；不在于讲了什么，而在于人家听进去了什么。因此，文章的语言必须做到简练精辟，要力求达到“增一分则肥，减一分则瘦”、“语不惊人誓不休”的.效果。所以古人有“吟安一个字，拈断数茎须”的辛苦。如果把一句话说成3句，是罗嗦；把3句话说成10句是思路不清；把10句话说成30句是糊涂一盘。在说清、说透、说全的前提下，用字要尽量准确，用语要尽量简短，用篇要尽量凝炼。如范仲淹“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的警句，火车道口“一站二看三通过”的提示都体现了这种效果。
五、立意要新颖――角度要新，观点要鲜。要善于反向思维、多向思维，善于对一个事物进行立体透视，多角度观察；善于运用认识论武器，从共性中找出个性，从一般中找出特殊，发现此事物与周围事物的新的内在联系，从而发现新鲜的观点。如两个双胞胎相貌一致，从外表上很难判别彼此，我们就可以抓住二人性格上的不同特点来加以区分；如写人，我们可以分别从男女、老少、胖瘦、好坏、高低、性格、爱好等不同角度、不同侧面来进行展示；如写一个满面皱纹的老人，虽不可能妙笔生花使其返老还童，但我们可以从历史风雨的冲刷、丰富经历的见证等特殊角度，展现其饱经沧桑的特点。
篇5：党政公文的特点和作用
《条例》规定，党政机关公文是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。也就是说，党政机关公文是各级党政机关在处 理公务和行使职权中形成的文书，既不同于办理私人事务的文字材料，也与其他常规公文有所不同，其制发主体必须是各级党政机关，体现的是组织意志和利益，其主要特点有：
一是权威性和政策性。公文的权威性主要体现在制定者和内容上，党政机关公文是各级党政机关根据法律赋予的权限和职责制作和发布的，表达的内容是党政机关对特定问题 的权威意见、看法和要求。党政机关通过制发公文来发挥领导和指导作用，把各级党政机关紧密联结在一起，统一思想，统一认识，使政令畅通、运转灵活、上下合拍，工作步伐整齐一致，体现出党和国家政权组织的权威。平时我们见到的党中央、国务院或地方党委、政府的公文，仅从那个庄重的版头和那枚鲜红的印章，就感受到了该公文的权威性。 同时，党政机关通过制发公文来传达政策，解决问题，推动 工作，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识 的作用，是治国理政的重要工具，代表着党和政府的执政理念、执政思想，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨 道，不能有悖于党和国家的路线方针政策以及法律法规等，具有很强的政策性要求。
二是针对性和指导性。党政机关公文，总是根据现实需要，为解决某个特定问题和指导某项工作而制发的，不仅要体现上级机关的精神，而且要结合本地本部门实际，针对全局或局部工作，对布置的任务、安排的工作、规定的事项、提出的要求，都要交代得比较具体、明确，有鲜明的、现实的针对性和指导性。只有有的放矢，受文者才能知道劲往哪里使，在实际工作中才能行得通、有效果。
三是规范性和约束性。从内容看，党政机关制发公文， 语言运用极其规范，其传达的意志不以受文者是否同意为前提，公文一旦发布实施，其法定效力将对受文者及其他有关 方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束，必须被严格遵守或执行，具有极强的约束力。从生成过程看，公文同文学作品、新闻报道、学术论文等实用文体的性质不同，公文必须严肃庄重，制发单位要严格遵循共同的规范格式，种类名称、体式结构、用纸幅面等都必须执行具体规定，不得随意更改;行文规则、办理程序、整理归档、清退销毁等，也有统一、明确的要求，不得擅自行事。
四是程序性和严密性。公文制发和处理必须履行规定的程序，从起草、审核、签发、校印、发出，到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁，环环相套、扣扣相接，程序性和严密性极强。公文处理工作必须严格按照相关程序进行;否则，无论在哪个环节上违背了程序，都将影响公文的效果。
五是对应性和定向性。党政机关行文必须根据隶属关系和职权范围确定，也就是说，什么样的公文由什么单位制发、哪一级单位制发，有具体、明确的对应关系。比如，党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。同时，大部分党政机关公文都是写给特定对象阅读的，也就是说，公文发送到什么单位，必须明确指定。比如，不 同的公文都会根据内容对“读者”进行专门规定，即通过 “主送机关”、“抄送机关”和“传达(阅读)范围”等指定 “读者”对象。而且，党政机关制发的部分公文，一段时期内，因其内容涉及党和国家的核心机密和暂时不得公开的重要事项，有保密的要求，其“传达范围”更加严格。对此类公文，必须严格保密管理，一旦疏忽大意，出现失密、泄密情况，会给党和国家的工作带来不良后果甚至严重损失。
篇6：党政公文的特点和作用
党政机关公文的作用，主要有以下5个方面：
(一)指导工作，传达意图。公文是传达贯彻党和国家方针政策及指令的有效形式，是上级机关或部门实施领导与指导的重要工具。党政机关运用公文的形式作出决定决议、发布政令，对经济社会各个方面的工作实施领导和指导，并以此为依据，监督检查下级机关对上级机关指示精神的贯彻 执行情况。
(二)联系工作，交流情况。由于社会活动的实际需要，上下级和同级机关之间，不相隶属的机关之间，需要进行日常性的公务联系。公文是机关与机关之间常用的联系手段，通过这一载体，能够使上情得以下达，下情得以上报，充分发挥交流思想、沟通情况、接洽工作的作用，有效地确保机关之间联系畅通，运转有序。
(三)请示工作，答复问题。下级机关工作中的有关事项，需经上级机关批准方可办理时，多以公文形式向上级机关请求指示或批准;向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问，也多以公文形式报告上级机关。上级机关在掌握下级机关的工作情况和存在的问题后，可以进行及时指导，也可以通过公文的形式答复下级机关的“请示”和“报告”。
(四)总结工作，推广经验。党政机关公文不仅是传达政策意图的重要工具，还是推广典型经验做法的有效载体。对某些地方和部门工作中创造的经验和做法，及时总结规律，通过公文形式转发给其他地区和部门学习借鉴，以举一反三，推动有关工作的深入开展。
(五)记栽工作，积累史料。公文是党政机关从事公务活动的真实记录，记载着许多重大决策、法规和重要公务活动事项等的产生过程。任何公文在其形成的同时，也成为一 个单位的档案材料，既是见证历史的权威凭证，也是今后工作的重要参考。
